7 Schritte, um deine HubSpot-Daten fit für KI zu machen

Du willst KI in deinem Marketing? Dann ist deine Datenbank der Schlüssel.

Deine CRM-Daten sind dein wichtigstes KI-Rohmaterial. Wenn KI dein McKinsey-Berater, Marketing Manager und Verkäufer des Jahrhunderts werden soll, brauchst du akkurate, relevante und aktuelle Daten.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du in 7 einfachen Schritten die Datenqualität in deinem HubSpot CRM verbesserst. Und warum das gerade jetzt wichtiger ist als je zuvor. Du nutzt ein anderes CRM? Kein Problem – die Prinzipien und Ansätze bleiben dieselben, auch wenn sich einige Begriffe ändern.

CRM-Systeme wie HubSpot sind das Rückgrat moderner Marketing- und Sales-Teams. Aber: Jede Software ist nur so gut, wie sie auch unterhalten und genutzt wird. Gemäss LSA/SWA Branchenindikator 2025Link opens in a new tab sehen 83 % der Schweizer Marketingverantwortlichen CRM-Datenmanagement als große Herausforderung.

Und genau das wird zum Problem, wenn du:

• Kampagnen personalisieren willst, aber keine validen Daten hast
• Deinen Funnel auswerten und optimieren willst
• Deine Go-to-Market-Strategie auf echten Daten aufbauen willst
• Sales-Forecasts auf lückenhafte Daten baust
• KI-Tools mit unvollständigen oder falschen Daten fütterst
• KI Agenten einsetzten willst
• Entscheidungen triffst, die auf schlechten Reports beruhen

Kurz gesagt: Ohne Datenqualität kein Marketing, das wirkt.

CRM-Datenqualität: Kein Tool-, sondern ein Prozessproblem

Viele Unternehmen hoffen, dass ein Tool ihre Datenprobleme löst. Doch das echte Problem liegt tiefer: Oft fehlen klare Prozesse, eindeutige Verantwortliche und ein etabliertes System.

Die gute Nachricht: Du kannst das ändern – mit einem klaren Plan.

Dein 7-Schritte-Plan zu besserer Datenqualität in HubSpot

Hier ist dein Fahrplan für ein sauber gepflegtes, zuverlässiges und AI-ready CRM:

Schritt 1: Verantwortlichkeiten klären

Stelle sicher, dass sich jemand verantwortlich fühlt und diese Person eine Stellvertretung hat.

• Benenne eine zuständige Person – z. B. Marketing Operations Manager oder CRM-Owner.
• Keine geteilte Verantwortung ("alle sind zuständig") – das funktioniert nie.
• Bonus: Definiere auch eine Stellvertretung.

Schritt 2: Unnütze Daten ausmisten

Du brauchst keine Karteileichen. Du brauchst aktuelle und relevante Daten. Setze auf Datenqualität, nicht Quantität. Nur aktuelle, relevante Daten haben strategischen Wert.

• Entferne veraltete Kontakte (z. B. E-Book-Leads von 2018), die noch immer als Leads gekennzeichnet sind.
• Lösche Hard-Bounces, alte Kontakte ohne Aktivitäten, Spam-Adressen, Unternehmen ohne zugehörige Kontakte, usw.
• Überprüfe alle Workflows und benenne alte, inaktive Automationen um zu Archiv // ..
• Überprüfe ob Nutzer, Lizenzen und Berechtigungen noch aktuell sind.

Schritt 3: Regelmässige Health Audits einplanen

Stelle sicher, dass deine Datenqualität regelmässig überprüft wird.

• Führe mindestens einmal im Quartal einen CRM-Datenqualitätscheck durch.
• Plane fixe Reminder in deinen Kalender ein.
• Nutze Dashboards oder Reports zur Automatisierung.

Schritt 4: Data Health Dashboard erstellen

Erstelle ein Dashboard und monitore die häufigsten Datenfehler und Data Gaps, um gleich handeln zu können.

Erstelle Custom Reports, wie z.B.:

• Marketingkontakte ohne E-Mail-Abo.
• Hard Bounces.
• Shell Companies (Unternehmen ohne zugehörige Kontakte).
• Kontakte ohne Aktivität in den letzten 2 Jahren.
• Kontakte ohne zuständigen Mitarbeiter.
• Deals ohne Kontakte.
• Duplikate bei Unternehmen.

So erkennst du Probleme früh und kannst sofort handeln.

Schritt 5: Pflichtfelder & Standards definieren

Definiert, welche Daten ihr wirklich braucht, und wie diese in das System eingepflegt werden sollen.

• Einheitliche Begriffsdefinitionen (z. B. MQL, SQL, Opportunity).
• Dropdowns statt Freitext verwenden.
• Alte Eigenschaften ausblenden und archivieren.

Einheitliche Datenstruktur = bessere Automatisierung & Reporting.

Schritt 6: Hygiene-Tasks automatisieren

Nutze die Vielzahl von Tools, die es ermöglichen, Daten automatisch zu korrigieren, bereinigen oder anzureichern.

• Setze Workflows auf, z. B. zur Entduplizierung, zur Marketingkontaktstatus-Aktualisierung oder zur Bounce-Behandlung

Nutze Tools wie:
– Insycle oder Koalify für Duplikat-Management
– ZeroBounce zur E-Mail-Verifizierung
– HubSpot Breeze zur Datenanreicherung

Schritt 7: Teams onboarden

Stelle sicher, dass die Mitarbeitenden, die Daten einpflegen, genau wissen, was zu tun ist.

• Schulung: Welche Daten sind Pflicht, wozu dienen sie, was soll periodisch überprüft werden?
• Hilfestellung: Finde Wege, die Admin-Last für den Vertrieb so gering wie möglich zu halten