Anleitung: Redaktionsplan erstellen

Definition: Was ist ein Redaktionsplan?

Ein klassischer Redaktionsplan ist eine Tabelle, mit der die Veröffentlichung von Inhalten aller Art geplant wird. Er beinhaltet Informationen zu Themen, Zeiten, Status, Verantwortlichkeiten und anderen relevanten Punkten. Digitale Redaktionspläne weichen teilweise von der Tabellenform ab und arbeiten mit Task-, Board- oder anderen Ansichten.

Für die effiziente Content-Planung eines Unternehmens ist ein Redaktionsplan unerlässlich, da er als Kommunikations-Tool innerhalb des Teams fungiert. In diesem Zusammenhang ist oftmals die Rede von einem Content-Plan. Im Gegensatz zum Redaktionsplan beinhaltet ein Content-Plan die grobe, langfristige Planung der Kommunikationsinhalte eines Unternehmens. Ein Redaktionsplan strukturiert im Detail die Content-Produktion für einzelne Kanäle.

Warum ist ein Redaktionsplan wichtig?

Nachdem wir eine Definition von Redaktionsplänen aufgestellt haben, wollen wir nun einen genauen Blick auf seine Vorteile werfen:

• Übersicht behalten: Der grösste Nutzen des Plans liegt darin, dass sämtliche an der Content-Produktion beteiligten Personen jederzeit einen Überblick über die zu erstellenden Inhalte erhalten.

• Einhalten von Deadlines: Ohne feste Planung verläuft die Umsetzung möglicher Content-Ideen schnell im Sand. Ein Redaktionsplan hilft, die gesetzten Deadlines zu visualisieren und präsent zu halten.

• Weniger Stress: Inhalte können vorausschauend produziert werden, was möglichen Stress in Bezug auf regelmässige Veröffentlichungen reduziert.

• Verbesserte Content-Qualität: Die Qualitätsstandards lassen sich mithilfe des Content-Plans ebenfalls optimieren. Statt kurzfristig zu veröffentlichen, können die Inhalte bei Bedarf korrigiert und besser an zielgruppenrelevante Themen und eigene Content-Ziele angepasst werden.

• Zeitersparnis durch Batch Processing: Insbesondere dann, wenn eine einzelne Person regelmässige Inhalte erstellen muss, kann es sinnvoll sein, en bloc zu arbeiten: Statt täglich oder wöchentlich Zeit für das Verfassen oder Aufnehmen, Redigieren oder Schneiden des Contents aufzuwenden, kann die Arbeit an fixen Tagen im Monat erledigt werden.

• Controlling und Reporting der Content Performance: Im Redaktionsplan sind nicht nur die zukünftigen Content Pieces ersichtlich, sondern auch die bereits veröffentlichten. So kann man ihn für ein einfaches Controlling und Reporting der Content Performance nutzen, indem man ausgesuchte KPI darin festhält.

Wie ist der Aufbau eines Redaktionsplans?

Dass Redaktionspläne die Arbeitsprozesse vereinfachen, liegt auf der Hand. Doch welche Informationen sollen diese enthalten? Die folgenden Punkte sind unverzichtbar:

Kalender

Der aktuelle Jahreskalender gibt die Struktur des Redaktionsplans vor. Hilfreich ist neben dem Vermerken nationaler und internationaler Feiertage auch das Festhalten relevanter Aktionstage oder individueller Anlässe wie Unternehmensjubiläen.

Themen

Welche thematischen Schwerpunkte hat der geplante Content? Die nötigen Informationen können in Form aussagekräftiger Überschriften eingetragen werden.

Autor/Verantwortliche

Wem wurde der Auftrag zugewiesen? Wer ist für die Content-Produktion des jeweiligen Beitrags verantwortlich? Für Teams sind diese Informationen essentiell.

Deadline/Liefertermin

Bis wann soll der geplante Content fertiggestellt sein? Diese Information muss ein Redaktionsplan zwingend enthalten, damit der Content- bzw. Projektmanager weiss, wann er die nächsten Schritte einplanen muss.

Aber Deadlines helfen nicht nur bei der Redaktionsleitung. Auch wer als Einzelperson agiert, profitiert von solchen Lieferterminen. Sie erleichtern die Arbeitsplanung und helfen auch beim Erwartungsmanagement, da sie den zu erwartenden Content Output des Creators transparent machen. Die Veröffentlichung von drei Blog-Artikeln pro Woche ist schnell eingeplant. Doch wer Schwarz auf Weiss sieht, dass er drei Artikel pro Woche abliefern (ergo schreiben) muss, wird anders über so eine Planung denken.

Termin der Veröffentlichung

Wann sollen die Inhalte erscheinen? Diese Information markiert den Abschluss des kreativen Prozesses von der Content-IdeeLink opens in a new tab über die Produktion bis hin zur finalen Veröffentlichung. Im Idealfall liegt zwischen Veröffentlichungstermin und Content-Planung eine ausreichend grosse Zeitspanne, um möglichst entspannt an den Inhalten arbeiten zu können.

Kanal/Plattform

Wo soll der Beitrag erscheinen? Bei Print- oder Online-Magazinen, Podcasts oder Blog-Posts sind die Inhalte meist auf einen oder wenige Kanäle begrenzt. In Social-Media-Content-Plänen hingegen werden sämtliche sozialen Medien gelistet, in denen die Inhalte publiziert werden.

Bearbeitungsstatus

Hier wird festgehalten, in welcher Bearbeitungsstufe sich der geplante Content gerade befindet:

• Unbearbeitet/offen

• In Bearbeitung

• Fertiggestellt

• Redigiert/Korrigiert

• Zur Veröffentlichung bereit

• Veröffentlicht

Dieser Punkt sollte nach jedem Arbeitsschritt aktualisiert werden, damit es nicht zu Missverständnissen und Verzögerungen im Produktionsablauf kommt.

Optionale Informationen

Link

Gibt es bereits eine feste URL, unter der der Content veröffentlicht werden soll? Diese kann unter diesem Element eingetragen werden. Eventuell ist die jeweilige URL auch neu zu erstellen.

Foto-/Videomaterial

Ist Foto- oder Videomaterial zur Veröffentlichung geplant? Mögliche Recherche-Quellen wie Shutterstock oder andere Fotodatenbanken und Videoplattformen wie YouTube oder Tiktok können hier gelistet werden.

Redaktionspläne erstellen: So geht’s

Der Aufbau eines Redaktionsplans ist vom jeweiligen Themen-, Produkt- oder Dienstleistungsbereich sowie vom Kanal abhängig. So ist ein Redaktionsplan für einen Blog anders aufgebaut als der für Social Media oder Newsletter. Grundsätzlich sollte die Ausgestaltung einer Vorlage so konkret wie möglich, so ausführlich wie nötig erfolgen. Bestimmte Elemente sind aber Bestandteil eines jeden Redaktionsplans.

Redaktionsplan Content allgemein

Die Verwendung eines digitalen Tools vereinfacht das Erstellen eines Redaktionsplans massgeblich. Nur so lassen sich relevante Informationen zeitnah, flexibel und ortsunabhängig ändern oder verschieben. Für einfache Redaktionspläne eignen sich Google Spreadsheets oder Excel. Neben den oben erwähnten unverzichtbaren Informationen sind für einen Content-Plan zusätzliche Elemente wie Format und Kategorie hilfreich.

SEO-Blog-Plan

Blogs sind für Unternehmen ein nützliches Marketinginstrument, um regelmässig Inhalte zu veröffentlichen, welche die Zielgruppen ansprechen, unterhalten, informieren und überzeugen. Sie dienen dazu, das Vertrauen potenzieller Kundschaft zu stärken und die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu erhöhen.

Hierbei spielt die Suchmaschinenoptimierung eine zentrale Rolle, da mithilfe von Blogs, SEO-Ziele konkret verfolgt und umgesetzt werden können. Das Recherchieren und Verwenden relevanter Keywords zählt zu den wichtigsten Tipps jeder SEO-Roadmap. So sollte ein geeigneter SEO-Blog-Plan die Möglichkeit bieten, diese Keywords schriftlich zu fixieren.

Folgende Elemente sind in einem SEO-Blog-Plan zusätzlich zu den oben erwähnten Informationen zu berücksichtigen:

• Text

• Kategorie

• Keyword-Recherche

• Briefing

• Page

• Call to Action

Wer nach einer Vorlage für einen SEO-Blog-Plan sucht, kann ebenfalls unser Redaktionsplan-Template nutzen.

Tipp: Auch die kostenfrei nutzbare Software WordPress eignet sich zum Erstellen von Redaktionsplänen.

Social-Media-Redaktionsplan

Neben Interaktion ist Frequenz ein wesentlicher Faktor für den organischen Social-Media-Erfolg. Wer also regelmässige Veröffentlichungen in den sozialen Netzwerken plant, sollte einen geeigneten Redaktionsplan erstellen. So hat man alle Arbeitsschritte und Postings über mehrere Plattformen hinweg stets im Blick.

Die beliebtesten und am häufigsten genutzten sozialen Netzwerke sind Instagram, Facebook, TikTok und LinkedIn. Bei einem Content-Plan für Instagram steht die Veröffentlichung von Fotos im Fokus – eventuell mit spannenden Hintergrundinformationen ergänzt. Dagegen geht es bei einem Content-Plan für Facebook eher um die Vermittlung visueller und schriftlicher Informationen, die zur Interaktion anregen. Unterhaltsame Kurzvideos lassen sich mit einem Content-Plan für TikTok von der Idee bis zur Umsetzung dokumentieren. Businessrelevante Inhalte können im LinkedIn-Content-Plan festgehalten werden.

In der Regel enthalten redaktionelle Aktivitäten auf Social Media wiederkehrende Elemente, beispielsweise relevante Hashtags, die für alle Posts verwendet werden können. Hierfür empfiehlt es sich, einen Platzhalter in den Redaktionsplan einzubauen. Das Festlegen konsistenter Inhalte unterstützt beim effektiven Planen und spart Zeit. Gleichzeitig wissen Follower, was sie auf dem Unternehmenskanal erwartet.

Folgende Punkte sollten in einem Social-Media-Plan zusätzlich zu den bereits genannten Elementen enthalten sein:

• Kategorie

• Text

• Keyword-Recherche

• Briefing

• Plattform (Instagram, Facebook & Co)

• Call to Action

Podcast-Redaktionsplan

Wenn es um die Planung, Produktion, Veröffentlichung und Distribution eines Podcasts geht, ist der Redaktionsplan essentiell. Der grösste Vorteil besteht in der langfristigen Planung des gesamten Contents – besonders, wenn Podcast-Folgen im regelmässigen Turnus veröffentlicht werden. Die Inhalte lassen sich bereits im Voraus festlegen, wodurch die Möglichkeit besteht, Podcast-Episoden vorzuproduzieren.

Darüber hinaus beantwortet ein Podcast-Redaktionsplan wichtige Fragen wie: Welches Podcast-Format wird es? Wann sollte die Podcast-Folge spätestens nachbearbeitet sein? Was sind wöchentliche, monatliche oder jährliche Ziele? Welches Angebot lässt sich in die Episoden integrieren? Dieser Plan ist eine wertvolle Hilfe, den Überblick zu behalten und gesteckte Ziele erfolgreich umzusetzen.

Der Podcast-Redaktionsplan setzt sich abgesehen von den bereits erwähnten allgemeinen Informationen aus folgenden Elementen zusammen:

• Format (Interview, Monolog)

• Episodennummer

• Episodenlänge

• Staffel

• Gäste

• Briefing

• Keyword-Recherche

• Text

• Sponsoren

Newsletter-Redaktionsplan

Für viele Unternehmen dient der Newsletter als Kommunikationsmittel, um die Kundenbindung zu stärken, Neukunden zu gewinnen und eine eigene Community aufzubauen.

Damit diese Marketingmassnahme Erfolg hat, gilt es, interessante Inhalte zu veröffentlichen und den Newsletter regelmässig zu versenden.

Ein Redaktionsplan stellt hierbei ein wichtiges Rahmengerüst dar. Für die meisten Aussendungen des Jahres lassen sich die Themen langfristig planen, sodass viele Newsletter bereits im Voraus erstellt werden können. Eine wichtige Rolle spielen Themenkategorien wie saisonale Anlässe, Events, Aktionen oder Insights – der Blick hinter die Kulissen des Unternehmens.

Folgende Punkte sollte der Newsletter-Redaktionsplan neben den oben erwähnten Informationen beinhalten:

• Kategorie (Events, Aktionen)

• Zielgruppe

• Briefing

• Text

• Call to Action

Welche Tools sind am nützlichsten?

Neben unseren kostenfreien Vorlagen gibt es diverse Tools zur Erstellung von Redaktionsplänen. Vom übersichtlichen Online-Redaktionsplan als praktische App bis zum geeigneten Tool zum Anfertigen individueller Social-Media-Redaktionspläne werden alle Bedürfnisse abgedeckt. Wir stellen die beliebtesten und praktischsten Redaktionsplan-Apps und Content-Plan-Tools vor.

HubSpot

Bei HubSpot stehen kostenfreie Content-Plan-Templates zum Download bereit. Diese sind nicht nur bei der strategischen Planung künftiger Inhalte hilfreich, sondern eignen sich auch, um das eigene Content Marketing einer eingehenden Analyse zu unterziehen.

Scompler

Scompler bietet die Möglichkeit, mit nur einer Anwendung Themen strategisch zu planen, die Content-Produktion zu steuern, in den Sozialen Netzwerken zu posten und die Erfolge zu analysieren. Der virtuelle Newsroom hilft dabei, geplanten Content bereichsübergreifend zu organisieren.

Trello

Ideal geeignet für die Arbeit im Team ist der zumindest in der Basis-Version kostenfreie Content-Plan von Trello. Angenehm intuitiv bedienbar bietet der Trello-Redaktionsplan die Möglichkeit, geplante Aktionen auf Karten zu organisieren. Die gemeinsame Darstellung auf einem Board bietet eine gute Übersicht. Besonders praktisch sind die Checklisten, der Kalender sowie die Erinnerungsfunktion.

Asana

Diverse Tools für das Kampagnenmanagement bietet Asana – auch für ortsunabhängige Teams und Freelancer. Auch der umfassende Support ist ein entscheidendes Kriterium für die Nutzung von Asana-Redaktionsplänen.

Hootsuite

Neben praktischen Vorlagen für Redaktionspläne entwickelt Hootsuite auch Templates für Redaktionskalender, Social-Media-Strategien und zeitsparende Massenuploads auf mehreren Plattformen gleichzeitig. Diverse Bonus-Templates für Social Media unterstützen die Nutzer und Nutzerinnen dabei, mehr aus ihren Content-Strategien herauszuholen.

Microsoft Teams

Selbstverständlich bietet auch einer der renommiertesten Software-Riesen die Möglichkeit, die Kommunikation und Inhalte verschiedener Gruppen an einem zentralen Ort zusammenzuführen. So kann man nicht nur Redaktionspläne mit Microsoft Teams erstellen, sondern auch die integrierten Chat- und Videofunktionen nutzen.

Notion

Egal, ob SEO-Marketing oder Planung von Podcast-Themen: Notion bietet Content-Plan-Vorlagen für unterschiedliche Zwecke. Neben Blog-Beiträgen lassen sich auch Posts inklusive relevanter Hashtags und Video-Inhalte auf einem übersichtlich gestalteten Dashboard verwalten.